Wanneer Mark zijn team omschrijft, verschijnt er een trotse blik. Hij spreekt van een ‘hands-on’ team, op z’n Rotterdams gezegd: ‘niet lullen, maar poetsen’. De werkdruk is momenteel hoog voor zijn team. Hij zorgt ervoor dat iedereen mee kan helpen, ook mensen buiten het team. Mark draait zelf ook mee wanneer het nodig is. De grootste uitdaging is om alle ballen in de lucht te houden. Als klein ziekenhuis is de organisatie kwetsbaar bij uitval en ziekte. Gedurende de eerste coronagolf zaten medewerkers met onzekerheden en natuurlijk met de vraag: “ik moet het ziekenhuis in, welke risico’s loop ik?”
“Houd aandacht voor je mensen maar ook voor jezelf. Zorg goed voor jezelf, ondanks alles wat er op je afkomt. Zo kun je er uiteindelijk ook beter zijn voor je medewerkers.”
Mark deelt zijn ervaringen en aanpak als afdelingshoofd. Zijn speerpunt? Open en eerlijk blijven communiceren.
We vroegen Mark hoe hij als manager de invloed van corona op het functioneren van zijn team heeft ervaren.
“Als we de dag beginnen met het team vind ik het belangrijk om vinger aan de pols te houden op individuele basis. Ik wil de mentale toestand van mijn mensen goed monitoren en hen helpen om positief te blijven. Daarnaast is het belangrijk om het teamgevoel vast te houden en te waarborgen. Dit is een flinke uitdaging, want mijn agenda zit ook vol met afspraken. Ik zie dat mensen het soms zwaar hebben, dus ik probeer hier dagelijks op te letten en te zorgen dat ik als afdelingshoofd in ieder geval zichtbaar ben. Corona brengt extra druk met zich mee, zodoende probeer ik met iedereen mee te denken over de workload. We bekijken hoe we het werk kunnen af krijgen maar we kijken ook naar de privésituatie. Een voorbeeld: als het nodig is, kan iemand later beginnen en tot later doorwerken of kijken we of er vanuit huis meegewerkt kan worden. Daarin willen we realistisch blijven, maar wel de mogelijkheid bieden als de situatie het toelaat.”
Hoe ga jij als manager om met de steeds wisselende maatregelen en tegen welke obstakels loop je aan?
“We hebben geen andere keus dan meebewegen. Om alles goed onder controle te houden ontvangen we wekelijks een update van ons CBT (crisis-beleidsteam). Ik zorg ervoor dat deze ontwikkelingen goed worden doorgespeeld naar mijn mensen in de apotheek. Inmiddels hebben we zelfs een eigen apotheek CBT. Dit bestaat uit een apotheker, operationeel leidinggevende en mijzelf. Zo kunnen we onze medewerkers goed op de hoogte houden van de nieuwe ontwikkelingen en van de nieuwe maatregelen. Waar we allemaal wel écht van balen is dat mondkapje, dat is gewoon vrij irritant, maar we begrijpen dat het nodig is. Wat ik daarnaast ook echt een obstakel vind, is dat we niet fysiek mogen vergaderen met elkaar. Het is natuurlijk nodig om de werksituatie veilig te houden, maar het betekent dat we veel informatie van elkaar missen. Onze vergaderingen vinden nu plaats via Teams. Dit zijn vergaderingen met gemiddeld 20 mensen. We moeten dus heel kritisch zijn over wat er aan bod komt om het voor iedereen zo duidelijk en concreet mogelijk te houden.”
Hoe steek jij een hart onder de riem van je werknemers en hoe zorg je voor verbinding binnen de afdeling en met de rest van de organisatie?
“Persoonlijke aandacht is heel belangrijk. Daarnaast houden we het organisatiebelang in ons achterhoofd. We doen het samen. Gewoon een keer samen met elkaar lachen is ook net zo belangrijk. Wanneer een bepaald proces al een tijd goed verloopt, verrassen we de verantwoordelijke collega’s bijvoorbeeld met gebak. Het zit in de kleine dingen. Ik heb zelf geen medische achtergrond en daarom vind ik het nog belangrijker om zelf ook mijn handen uit de mouwen te steken. Als de nood aan de man is, samen de schouders eronder. Zo is iedereen écht onderdeel van het team en stimuleren we de verbinding met elkaar.”
Hoe houden collega’s onderling rekening met elkaar en hoe zorg je als manager voor genoeg flexibiliteit?
“We hebben onderlinge intervisiemomenten. Hier wordt ruimte geboden om te vertellen wat er goed gaat, maar ook om gal te spuwen en er even voor elkaar te zijn. Collega’s zoeken elkaar ook buiten de intervisiemomenten op. We geven elkaar de aandacht en stimuleren we de verbinding. Natuurlijk praten we veel met elkaar over werk. Medewerkers delen ervaringen en zo bespreek je samen in feite de zorg die we leveren. Zo ontstaat er ook zakelijk een fijne band tussen collega’s. Daardoor zijn collega’s ook bereid om meer voor elkaar te doen. Er zijn momenten waarop we denken: Wat gebeurt er nou weer? Soms zakt de moed je ook wel in de schoenen als de druk zich maar blijft opstapelen. Maar we doen het met elkaar. Tijdens de laatste corona-uitbraak hebben we vaste momenten in de week gekozen om met elkaar in gesprek te gaan over angsten en twijfels.”
Ben je geïnspireerd door andere managers?
“Jazeker! Onder anderen door Karin, mijn collega afdelingshoofd van de intensive care. Zij heeft ook ontzettend veel aan haar hoofd. Zij werkt enorm hard, blijft altijd positief, kan altijd direct iets benoemen én doorpakken. Daarnaast heeft mijn manager Edwin zelf ook echt aandacht voor de persoonlijke situatie van medewerkers. Dit inspireert mij en stimuleert me om hier zelf ook mee bezig te blijven.”
Welke tips zou je willen meegeven aan andere managers?
“Blijf complimenten geven. Blijf kijken naar wat jullie samen voor elkaar hebben gekregen en hoe we met elkaar met deze situatie in Nederland om zijn gegaan. Houd aandacht voor je mensen maar ook voor jezelf. Zorg goed voor jezelf, ondanks alles wat er op je afkomt. Zo kun je er uiteindelijk ook beter zijn voor je medewerkers.”
Is de rol van de apotheek binnen het gehele ziekenhuis als organisatie veranderd?
“Als apotheek willen we al langere tijd zichtbaarder worden binnen het ziekenhuis. Daar is corona een katalysator voor gebleken. We worden meer gevraagd en betrokken bij processen en voor optimalisatie in de zorg die we bieden. Daarnaast zijn we meer op de verpleegafdelingen en op de intensive care te vinden. We denken actief na over wat we nog meer kunnen doen zodat men ons makkelijker weet te vinden. Onze aanwezigheid op de intensive care zal niet blijvend zijn, maar we willen ervoor zorgen dat onze mensen wel blijvend meer buiten de apotheek werken. Hier zijn we hard mee bezig.”
Ga je anders om met personeelsbezetting op jouw afdeling?
“We proberen flexibel te zijn en te zorgen voor de juiste balans. Onderaan de streep hebben we wel gewoon meer mensen nodig, maar dat is door corona niet per se ingrijpend veranderd. Omgaan met het ziekteverzuim bleek een grotere uitdaging. Het is voortdurend passen en meten. Over het algemeen is er altijd wel een oplossing te vinden. Er is gelukkig sprake van een enorme drive onder collega’s om elkaar te helpen. Bij langer verzuim moeten we kijken wat we kunnen doen om het werk goed te blijven verdelen. Hoe je het ook wendt of keert, een dienst moet wel worden ingevuld. Zo kijken we naar overige mogelijkheden. Daarbij is DNFS een fijne uitkomst gebleken.”
Hoe heb je de samenwerking met ons ervaren de afgelopen periode?
“Jullie hebben ons echt geholpen om door deze tijd heen te komen! Zonder de DNFS-collega’s hadden we het gewoon niet gered. Alle medewerkers die bij ons gewerkt hebben hadden de juiste kennis, maar ook qua persoonlijkheid bleken zij goed in het team te passen. Deze mix was erg fijn. Jullie spelen een belangrijke rol in het faciliteren van de flexibele schil die wij echt nodig hebben in deze tijd.”
Originele publicatiedatum: 20 december 2021
