De eerste maanden van 2021 waren opnieuw maanden waarin het een stuk rustiger was in de apotheek dan gebruikelijk. Patiënten meden nog steeds de eerste lijn, waardoor er minder farmaceutische zorg verleend kon worden. Ook werden door Zilveren Kruis de hulpmiddelen weggehaald uit de apotheek, omdat dit zogenaamd beter zou zijn voor de patiënt. Vanaf maart zien we gelukkig weer een herstel en neemt de drukte weer toe in de apotheek.
Ik zou liegen als ik zeg dat de nieuwe manier van werken geen uitdagingen met zich mee brengt. Verschillende taken en werkzaamheden zijn weggevallen en wat doe je met deze gaten? Het opnieuw bekijken van je formatie is natuurlijk een makkelijke oplossing. Toch is het anders inzetten van je mensen een veel sterkere en duurzamere oplossing. Een andere inrichting van het apotheekteam en de werkzaamheden kan een uitkomst zijn zonder te hoeven snijden in personeel.
Ruimte door verandering
Veranderingen brengen namelijk ook ruimte met zich mee. Er is bijvoorbeeld meer aandacht voor de patiënt mogelijk. Daarnaast betekenen veranderingen ook dat er meer vragen komen. Weggevallen hulpmiddelen bijvoorbeeld zijn lastig uitlegbaar, of je kunt te maken hebben met mensen die moeite hebben om zich aan te passen aan het nieuwe normaal. Grote veranderingen zijn daarom vaak een mooi moment om wat meer tijd aan de patiënt te besteden. Omdat er een verandering in werk ontstaat, is er ook meer ruimte voor een goed gesprek. Over de behoeftes van de patiënt bijvoorbeeld. Dit kan onder andere gedaan worden tijdens de medicatiebeoordelingen; een mooi moment om weer even écht in contact te komen met de patiënt.
Je apotheek(team) anders inrichten
Maar hoe doe je dat dan, het anders inzetten van je mensen en middelen? Nota bene kosten veranderingen en verbeteringen doorvoeren tijd. In de snak naar efficiëntie moet een blijvende balans zijn met de reguliere bezigheden. En juist het tijdrovende werk om uw apotheek te blijven verbeteren, kan een DNFS consultant van u overnemen.
Een voorbeeld ter illustratie. Door de opkomst van afhaalkluizen ontstaat er wat vervreemding in het persoonlijke contact tussen patiënt en apothekersassistent. Afhaalkluizen hebben natuurlijk alles te maken met logistiek en voorzien in de behoefte van de patiënt. Het is als apotheker tegenwoordig hot om te blijven zoeken naar het beste werkproces en het juiste type kluis. Ook dit kost de nodige tijd wanneer je dit als apotheker volledig in je eigen macht wil houden. Onze consultants kunnen adviseren in de beste werkwijze en helpen in het keuzeproces. Tussen central filling of een systeem op locatie bijvoorbeeld. Ook op het gebied van personeelscapaciteit kunnen zij meedenken. De versnelling in het aanbod van afhaalkluizen wekt de indruk direct weerslag op het aantal FTE in de apotheek te hebben, maar dit hoeft niet per definitie zo te zijn. Wel kan het personeel op een andere manier ingezet worden. Hetzelfde gevolg heeft de algehele verandering in contact. Videobellen is de norm, er is simpelweg minder tijd nodig voor hetzelfde gesprek. Gebleken is dat de opkomst van digitale meetings vele malen groter is dan in real life. Te denken is aan overleg met de thuiszorg of locatiemanagers van tehuizen en FTO’s bijvoorbeeld. In de post-Corona tijd merken we dat overlegstructuren voortaan hybride worden georganiseerd, omdat men wel het persoonlijk contact wil behouden. Een deel zal fysiek worden georganiseerd, maar het grootste deel zal online de standaard worden.
De quickscan
De quickscan van DNFS kan inzicht geven in alle uitdagingen waarmee je als apotheker te maken hebt. Hoe de kluis zo efficiënt mogelijk het werk kan doen in combinatie met het track & tracesysteem bijvoorbeeld. Of de uitvoerende consultant denkt mee in een oplossing voor de veranderende werkzaamheden. Want laten we eerlijk zijn, de personeelskosten wil je zo efficiënt mogelijk inzetten. Uiteindelijk zijn kostenplaatje en efficiëntie belangrijk. Onze dienst kan hier sterk aan bijdragen, zonder dat je hier zelf al je waardevolle tijd aan kwijt bent.
Een lang verhaal kort: als apotheker móet en kun je het werk anders inrichten en je wilt en kunt niet alles zelf bedenken. Laat staan implementeren. Een externe adviseur kan hierin enorm ontlasten en is zowel objectief als onafhankelijk. De apotheker-consultants van DNFS kunnen een uitkomst zijn om mee te denken. De ontstane gaten in de werkzaamheden van het team kunnen worden opgevuld en tegelijkertijd worden de behoeften van patiënten die net wat meer aandacht nodig hebben, vervuld. Jij focust je op de apotheek werkzaamheden en vult aan waar nodig. Uiteraard word je helemaal meegenomen in de implementatie van de verbeteringen, zodat je volledig op de hoogte bent en het werk van de consultant uiteindelijk zelf kunt overnemen.
Advies op maat is voor ons een belangrijk uitgangspunt, voor iedere organisatie past een andere oplossing. Wij helpen je graag te bekijken welke ‘keuken’ je hebt en kijken samen met jou naar mogelijke verbeteringen in de huidige werkwijze.
Originele publicatiedatum: 29 juni 2021
